KYC er blevet et fast begreb i de fleste revisor-, bogholder- og rådgivningsvirksomheder.
Men alt for ofte bliver KYC reduceret til en tjekliste.
Et ID her. En formular der. En underskrift. Færdig.
Det er en misforståelse.
KYC og kundens risikovurdering er ikke en administrativ formalitet. Det er kernen i opdagelsen af hvidvask og terrorfinansiering – og et afgørende led i både lovgivningens krav og den samfundsmæssige opgave, vi som forpligtede enheder er en del af.
Hvad er en forpligtet enhed?
Når vi taler om KYC, taler vi om virksomheder og personer, der er omfattet af hvidvaskloven – de såkaldte ”forpligtede enheder”.
Det gælder blandt andet revisorer, bogholdere, advokater, ejendomsmæglere, spiludbydere m.fl. Er du omfattet af loven, har du pligt til at have et AML-system, hvor du bl.a. skal gennemføre kundekendskabsprocedure og risikovurdering. Det er ikke valgfrit – og det er ikke noget, der kan fraviges af praktiske hensyn.
Hvorfor skal du lave KYC?
KYC er et vigtigt led i AML-strukturen – i værnet mod, at du og din virksomhed bliver misbrugt til hvidvask og terrorfinansiering.
KYC er et afgørende område, som danner grundlaget for at kunne lave en målrettet Overvågning.
Som bogholder, revisor, rådgiver m.fl. er du en del af den finansielle og erhvervsmæssige infrastruktur. Hvis du ikke forstår dine kunder, deres aktiviteter og deres pengestrømme, risikerer du ubevidst at blive et led i en kæde, der skjuler ulovlige midler.
KYC handler derfor om mere end compliance.
Det handler om at:
- Beskytte din virksomhed
- Beskytte dit omdømme
- Beskytte samfundet
Vi løfter i fællesskab en vigtig samfundsmæssig opgave ved at forebygge og opdage økonomisk kriminalitet og terrorfinansiering. Det forpligter – men det giver også mening.
Hvornår skal KYC foretages?
KYC skal foretages umiddelbart før etablering af forretningsforbindelsen.
Det betyder, at kundekendskabet skal være på plads, inden arbejdet reelt påbegyndes. Det er ikke noget, der kan “samles op senere”.
Men KYC er ikke en engangsøvelse.
KYC kan opdeles i 2 hovedområder:
- Identitet af kunden (og reelle ejere)
- Forståelse og risikovurdering
Kundekendskabsproceduren (forståelse og risikovurdering) skal genbesøges, når der sker ændringer, som kan påvirke risikobilledet. Det gælder eksempelvis:
- Ændringer i ejerforhold
- Ændringer i ledelsesforhold
- Væsentlige ændringer i aktiviteter
- Nye lande eller geografiske områder med transaktioner
- Ændringer i forretningsmodel
- Hvis kunden bliver PEP
- Undersøgelser eller underretninger, der giver anledning til fornyet vurdering
Når kundens virkelighed ændrer sig, skal din forståelse og risikovurdering følge med.
Forståelse og risikovurdering er en fortløbende og iterativ proces, som vi løbende vender tilbage til. De må aldrig parkeres på en hylde og samle støv. Man er aldrig i mål – men altid på vej.
Hvordan skal KYC gennemføres?
Der findes ikke én korrekt metode.
Det afgørende er, at du gør noget – og at det, du gør, er tilstrækkeligt for at kunne lave en målrettet Overvågning.
En udbredt misforståelse er, at man nødvendigvis skal sende spørgeskemaer til kunden. Det er ikke et lovkrav – men en metode til opnåelse af kendskab, som sjældent kan stå alene, fordi at man skal være kritiske overfor kundens svar.
En anden metode kan være at være at opnå forståelse ved gennemsyn og analyse af kundens bogføring, skatteoplysninger, bankbevægelser osv. – eventuel suppleret med uddybende spørgsmål til kunden.
Det afgørende er ikke metoden – men substansen.
Der er dog krav om identitetsdokumentation – legitimation skal indhentes.
Derudover kan det i mange tilfælde være hensigtsmæssigt at indhente og gennemgå relevante dokumenter såsom:
- Ejerbog
- Vedtægter
- Seneste regnskaber
- Fuldstændig CVR-rapport
Disse dokumenter kan give værdifuld indsigt i ejerstruktur, ledelse, økonomisk udvikling og virksomhedens formelle rammer.
Men dokumenter alene er ikke nok. De skal forstås, vurderes og sættes i sammenhæng.
Tilstrækkelighed – hvornår er KYC nok?
Loven taler om, at kundekendskabet skal være “tilstrækkeligt”.
Tilstrækkelig, betyder ikke:
- Minimal
- Standardiseret
- Automatisk
Tilstrækkelig betyder:
- Proportionel i forhold til risiko
- Konkret begrundet
- Dokumenteret
- Sammenhængende med kundens faktiske profil
En mindre lokal virksomhed med enkel struktur kræver ikke samme dybde som en kompleks koncern med internationale relationer. Men begge kræver stillingtagen.
Begrænset risiko kræver mindre – men aldrig ingenting. Høj risiko kræver mere – og det skal dokumenteres.
Hvis du ikke kan redegøre for, at din KYC er tilstrækkelig i forhold til den konkrete kunde, er den formentlig ikke tilstrækkelig.
KYC er ikke et dokument – det er en vurdering
God KYC handler ikke om at kunne fremvise en mappe.
Det handler om at kunne redegøre for:
- Hvem kunden er
- Hvad kunden laver
- Hvordan kunden tjener og anvender sine midler
- Hvorfor risikoniveauet er vurderet, som det er
KYC må ikke reduceres til en tankeløs checkliste, der blot skal tromles igennem for at “komme videre”. Hvis KYC ikke giver mening i forhold til kundens konkrete situation, mister den sin værdi.
Processerne er afgørende. KYC skal hænge direkte sammen med din egen virksomheds risikovurdering og de procedurer, der er fastlagt efter §7 og §8. Hvis der ikke er sammenhæng mellem fundamentet og kundearbejdet, bliver vurderingen mekanisk og ikke effektiv – og derved sårbar ved et tilsynsbesøg.
Hvis din KYC ikke kan forklares klart og sammenhængende, er det ofte først ved et tilsyn, man opdager det – og så er det for sent.
KYC er en fortløbende og iterativ proces, som vi løbende vender tilbage til. De må aldrig parkeres på en hylde og samle støv. Man er aldrig i mål – men altid på vej, fordi kundens virkelighed og risikobillede kan ændre sig over tid.
Når KYC udføres korrekt, danner det grundlag for en målrettet overvågning – et aktivt styringsværktøj.
Har du styr på din KYC-proces?
KYC og kundens risikovurdering kræver struktur, overblik og løbende opmærksomhed. Det er ikke noget, man ordner én gang – og så er færdig.
Hos DocWise hjælper vi virksomheder sikkert og struktureret gennem AML-processen – fra risikovurdering til robuste procedurer og praktisk implementering.
Læs mere om vores produkter og find ud af, hvordan vi kan hjælpe dig godt i mål med din AML-indsats – før et tilsyn gør det nødvendigt – så du kan sove trygt om natten.
